Чтобы снизить эти риски, организации должны использовать технологии шифрования или внедрять безопасные платформы для обмена файлами. Эти инструменты обеспечивают более высокий уровень защиты данных, гарантируя соблюдение требований законодательства. Кроме того, необходимо информировать получателей об их обязанностях по защите передаваемых данных. Без таких мер предосторожности отправка конфиденциальных данных по электронной почте может привести к потенциальным штрафам и ущербу для репутации.
Еще одним важным моментом является то, что передача персональных данных должна осуществляться в соответствии с национальными нормами по защите данных. Во многих юрисдикциях контролеры и обработчики данных обязаны вести документальный учет передачи данных, включая описание принятых мер безопасности. Поэтому отправка персональных данных без надлежащего контрольного журнала или согласованных протоколов безопасности может быть признана несоответствующей требованиям.Можно ли передавать персональные данные клиенту и эксперту для проверки по электронной почте без использования EDI?
Отправка личной информации по электронной почте без использования EDI (электронного обмена данными) не рекомендуется из-за рисков для безопасности. Электронные письма не являются безопасными по своей сути и могут быть перехвачены, что может привести к несанкционированному доступу к конфиденциальным данным. Если для обмена данными используются электронные письма, необходимо применять шифрование для защиты передаваемого контента. Это особенно важно при работе с личной идентифицируемой информацией (PII), которая регулируется различными нормами конфиденциальности, такими как GDPR и CCPA.
Для обеспечения соблюдения законов о конфиденциальности рекомендуется использовать безопасные почтовые сервисы, которые обеспечивают сквозное шифрование. В случаях, когда шифрование невозможно, следует рассмотреть альтернативные безопасные методы передачи данных, такие как зашифрованные ссылки на облачное хранилище или безопасные платформы для обмена файлами. Эти методы позволяют лучше контролировать доступ и снижают вероятность утечки данных.
Кроме того, необходимо вести подробный учет обмена данными, чтобы соответствовать требованиям аудита и продемонстрировать соблюдение правовых норм. Также важно установить строгий контроль доступа, чтобы обеспечить доступ к передаваемым персональным данным только уполномоченным лицам.
Перед использованием электронной почты для такого обмена проконсультируйтесь с юридическими консультантами или экспертами по вопросам конфиденциальности, чтобы убедиться в соответствии с правилами защиты данных и оценить риски, связанные с выбранным методом передачи.Юридические требования к передаче персональных данных по электронной почтеПерсональные данные должны передаваться по электронной почте только при соблюдении строгих мер безопасности. При отправке конфиденциальной информации, такой как личные идентификаторы, финансовые данные или медицинские записи, обязательно соблюдение правил защиты данных.
Во-первых, убедитесь, что для защиты конфиденциальности передаваемых данных используется шифрование. Как шифрование содержимого, так и безопасность почтового сервера должны соответствовать стандартам, требуемым такими законами, как GDPR и Федеральный закон о защите персональных данных в России.Во-вторых, персональные данные должны отправляться только тем получателям, которые имеют законную необходимость в доступе к ним. Этот принцип соответствует принципу «необходимости знать» в соответствии с законами о защите данных. Недостаточный контроль доступа может привести к нарушению правил конфиденциальности.Кроме того, перед передачей информации необходимо получить официальное согласие субъектов данных. Для компаний, работающих с такими данными, должна быть разработана внутренняя политика, описывающая шаги и условия, при которых могут передаваться персональные данные, включая электронную почту в качестве канала.
В случаях, когда требуется электронная переписка, рекомендуется использовать безопасные системы электронной почты, которые по умолчанию обеспечивают шифрование, такие как S/MIME или PGP. Без таких систем электронная почта уязвима для перехвата во время передачи.Кроме того, электронная переписка должна содержать заявление об отказе от ответственности в отношении конфиденциальности передаваемых данных. Это информирует получателя о его ответственности за безопасное обращение с информацией в соответствии с применимыми законами о конфиденциальности.
Еще одна проблема связана с хранением электронной почты. Даже после удаления копии сообщений могут оставаться на различных серверах, что создает долгосрочный риск для безопасности. Многие почтовые провайдеры хранят данные в резервных системах, что увеличивает вероятность утечки данных. Кроме того, личные данные в вложениях могут быть не так легко защищены почтовым провайдером отправителя, что вызывает вопросы о конфиденциальности и безопасности на разных платформах.Кроме того, многие почтовые системы не соответствуют конкретным нормативным требованиям, таким как GDPR или HIPAA, которые предписывают строгий контроль за передачей личных данных. Эти нормативные требования часто требуют шифрования и безопасных методов передачи, которые обычно не входят в стандартные почтовые услуги.
Чтобы минимизировать эти риски, крайне важно внедрить протоколы шифрования и избегать отправки конфиденциальной информации по незащищенным каналам связи. Безопасная система передачи файлов или специализированный инструмент связи могут обеспечить дополнительный уровень защиты при обмене личными данными.Обеспечение соблюдения требований по защите данных в электронной почте
Для защиты конфиденциальных данных необходимо использовать шифрование для всех электронных писем, содержащих личную или конфиденциальную информацию. Для обеспечения безопасности содержимого во время передачи следует использовать надежные алгоритмы шифрования, такие как AES-256, которые предотвращают несанкционированный доступ во время передачи. Убедитесь, что как отправитель, так и получатель используют безопасные почтовые сервисы, поддерживающие такие протоколы шифрования.
Перед отправкой данных убедитесь, что обе стороны приняли надлежащие меры безопасности. К ним относится использование безопасных методов аутентификации, таких как двухфакторная аутентификация (2FA), для подтверждения личности получателя и защиты от фишинговых атак.Минимизация данных и контроль доступаОграничьте объем конфиденциальной информации, передаваемой по электронной почте. Передавайте только то, что абсолютно необходимо, и по возможности используйте инструменты для редактирования или анонимизации данных. Кроме того, обеспечьте контроль доступа, ограничив доступ к электронной почте только уполномоченным сотрудникам и внедрив разрешения на основе ролей для доступа к конфиденциальным документам.Журналы аудита и политики храненияВедите журнал аудита для каждой электронной почтовой транзакции, включая временные метки, данные об отправителе и получателе, а также обзор содержания. Это обеспечит подотчетность и прозрачность в случае утечки данных или требования аудита. Установите политики хранения данных, соответствующие законодательным нормам, чтобы ограничить срок хранения конфиденциальной информации в системах электронной почты.
Наконец, крайне важно регулярно проводить обучение по политикам защиты данных для сотрудников, работающих с конфиденциальной информацией по электронной почте. Это снижает вероятность человеческих ошибок и усиливает важность защиты персональных данных.Альтернативы EDI для безопасной передачи данных
Для безопасного обмена данными без использования электронного обмена данными (EDI) рассмотрите возможность использования зашифрованной электронной почты, облачного хранилища с шифрованием или протоколов безопасной передачи файлов (SFTP). Каждый из этих методов предоставляет ряд преимуществ для обеспечения конфиденциальности и целостности передаваемых данных.
Зашифрованная электронная почтаИспользование зашифрованной электронной почты гарантирует защиту содержимого сообщения во время передачи. Такие решения, как PGP (Pretty Good Privacy) или S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions), позволяют отправителю и получателю безопасно обмениваться файлами. Шифрование гарантирует, что только уполномоченные стороны могут получить доступ к данным, предотвращая несанкционированный перехват.Облачное хранилище с шифрованиемОблачные платформы для обмена файлами, такие как Google Drive, Dropbox или OneDrive, предлагают варианты шифрования файлов как во время передачи, так и в состоянии покоя. Используя надежные протоколы шифрования, организации могут безопасно хранить и обмениваться документами, сохраняя контроль над правами доступа. Права доступа можно точно настроить, чтобы ограничить круг лиц, которые могут просматривать или изменять данные.
Еще одним вариантом для шифрованного хранения данных в облаке является использование специализированных сервисов, разработанных специально для безопасной передачи файлов, таких как Tresorit или Sync.com. Эти платформы предлагают сквозное шифрование, что означает, что только отправитель и получатель обладают ключами дешифрования.Протоколы безопасной передачи файлов (SFTP)SFTP — широко используемый метод безопасной передачи данных, обеспечивающий как шифрование, так и аутентификацию. В отличие от традиционного FTP, который передает данные в виде обычного текста, SFTP обеспечивает шифрование данных во время передачи, предотвращая несанкционированный доступ и гарантируя целостность передаваемых файлов.SFTP требует настройки безопасного сервера и надлежащих механизмов аутентификации для обеспечения безопасной передачи данных. Он подходит для передачи больших объемов данных, когда другие методы могут быть непрактичны из-за ограничений по размеру файлов.Влияние GDPR на передачу персональных данных по электронной почте
Отправка персональных данных по электронной почте может представлять серьезный риск в соответствии с Общим регламентом по защите данных (GDPR). Любая передача персональной информации должна соответствовать принципам регламента, включая безопасность данных, конфиденциальность и подотчетность. Без использования безопасных каналов электронной связи, таких как электронный обмен данными (EDX), вероятность нарушения GDPR значительно возрастает. Персональные данные, передаваемые по стандартной электронной почте, должны быть зашифрованы и надежно храниться для предотвращения несанкционированного доступа.
Требования GDPRВ соответствии с GDPR при передаче персональных данных должны быть обеспечены конфиденциальность, целостность и доступность. Базовые системы электронной почты часто не обеспечивают необходимый уровень защиты конфиденциальной информации. Если персональные данные передаются без шифрования, существует риск нарушения статьи 32 GDPR, которая требует, чтобы персональные данные обрабатывались безопасно с использованием соответствующих технических и организационных мер.Стратегии снижения рисков
Чтобы снизить риск несоблюдения требований, организациям следует рассмотреть возможность внедрения сквозного шифрования для электронной переписки, содержащей персональные данные. Кроме того, необходимо внедрить меры контроля доступа, чтобы обеспечить доступ к конфиденциальной информации только уполномоченным лицам. Регулярные аудиты и оценки рисков помогут выявить и устранить уязвимости в процессе передачи данных. Несоблюдение требований может повлечь за собой существенные штрафы в соответствии с GDPR, в том числе штрафы в размере до 4% от глобального оборота или 20 миллионов евро, в зависимости от того, какая сумма больше.
Возможности аудита и отслеживания передачи данных по электронной почтеДля обеспечения целостности и подотчетности конфиденциальных данных при передаче по электронной почте необходимо внедрить надежные механизмы аудита и отслеживания. Эти инструменты обеспечивают четкий отслеживание всех действий, связанных с обработкой данных и коммуникациями, что имеет решающее значение для соблюдения нормативных требований и прозрачности операций.
Внедрение журнала аудитаЭффективный журнал аудита регистрирует каждый шаг процесса обмена данными, включая отправляющие и получающие стороны, временные метки и любые изменения, внесенные в передаваемые файлы. Необходимо настроить почтовые серверы для автоматической регистрации таких сведений. Каждое электронное письмо должно быть отслеживаемо до его источника и места назначения с точной временной меткой, чтобы избежать манипуляций с данными или их потери.Функции отслеживанияФункция отслеживания позволяет в режиме реального времени контролировать электронные письма и вложенные файлы. Важно интегрировать системы, которые отслеживают подтверждение доставки и уведомления о прочтении, предоставляя мгновенную информацию о статусе отправленных файлов. Эти системы должны включать уведомления о любых проблемах, которые могут возникнуть во время передачи, чтобы обеспечить быстрое устранение любых несоответствий.
Используйте защиту паролем для вложенных документов. Даже при отправке файлов устанавливайте надежные пароли, которые передаются отдельно от электронного письма, чтобы добавить еще один уровень безопасности.Обучите всех членов команды важности конфиденциальности и защиты данных. Убедитесь, что сотрудники понимают риски отправки личных данных по электронной почте и знают о надлежащих процедурах безопасной коммуникации.Используйте многофакторную аутентификацию (MFA) для доступа к учетным записям электронной почты. MFA значительно снижает риск несанкционированного доступа, гарантируя, что только уполномоченные лица могут читать и отправлять электронные письма, содержащие конфиденциальную информацию.Будьте осторожны с попытками фишинга и подозрительными ссылками. Убедитесь, что адрес электронной почты и тема соответствуют ожидаемой корреспонденции. Не открывайте ссылки или вложения от непроверенных отправителей.Установите четкие правила обращения с личными данными. Определите процессы и шаги, которые сотрудники должны выполнять для обеспечения соблюдения законов и правил о конфиденциальности при отправке личных данных по электронной почте.